La fatturazione elettronica è stata la rivoluzione epocale che ha obbligato tutti, e in particolare i commercialisti come Riccardo Scardovelli, ospite della puntata, a cancellare il pezzo di carta simbolo della loro attività professionale, ossia la fattura. Denominatore comune? Il Digitale.

La fatturazione elettronica

Con la fattura elettronica è iniziato il processo di familiarizzazione con l’idea di archiviare file e non più faldoni, di cercare documenti digitando semplici e pochi caratteri e facendo un click – senza, quindi, perdere ore alla ricerca di un foglio cartaceo – e di spedire PEC anziché raccomandate. Il mantra del Professionista Zero Carta? Stop a montagne di fotocopie, fascicoli, fogli e foglietti.

Efficienza e velocità di processi sono due elementi chiave che entusiasmano il Professionista Zero Carta che, con il digitale, riesce a gestire con i clienti in tempo reale, evitando spostamenti, perdite di tempo e… spreco!

Basta spreco di carta, energia, carburante, inchiostro: l’obiettivo è quello di non pesare sull’ambiente. e con orgoglio dico: ora sto gestendo la mia professione senza pesare troppo sull’ambiente. E da qui l’idea del marchio Professionisti Zero Carta.

Gestione interna dello studio PZC

  1. Condividere con i collaboratori di studio i documenti di lavoro solo in formato digitale, salvandoli in Rete o su Cloud. Anche nel caso sia necessario apportare modifiche o inserire commenti nei documenti, ricorrere alle funzionalità messe a disposizione dal programma/software che gestisce il file, eliminando pertanto la prassi di stampare il file e inserire i commenti a biro.
  2. Sostituire i fogli di carta di ogni genere e formato con strumenti di lavoro digitali, ad esempio:
    • lavagne digitali, al posto delle lavagne a fogli mobili
    • agende digitali al posto di quelle cartacee
    • verbali di riunioni redatti direttamente su file anziché su fogli per appunti
    • e-mail o altri formati digitali per gli scambi di comunicazioni con i colleghi, in sostituzione di fogli e post-it
  3. Consultare mezzi di informazione digitali come quotidiani on-line, newsletter di siti specializzati, ecc. riducendo, pertanto, l’acquisto di giornali o riviste cartacee.
  4. Utilizzare banche dati, “mezzi di consultazione”, libri in formato digitale riducendo pertanto l’utilizzo di libri cartacei.
  5. Gestire l’attività dello studio utilizzando strumenti digitali condivisi, ad esempio software per la pianificazione dei lavori ecc.
  6. Utilizzare la fatturazione elettronica anche quando non c’è l’obbligo di legge o in alternativa inviare solo per e-mail le fatture in formato digitale ai clienti.
  7. Archiviare documenti esclusivamente in “archivi digitali” in formato pdf, evitandone la stampa (es. registri delle società per cui non vi è l’obbligo di stampa cartacea, fatture elettroniche attive e passive, ecc.)

Rapporti con i clienti e fornitori PZC

  1. Sostituire le comunicazioni via lettera e fax con l’e–mail, e le raccomandate con la PEC
  2. Sostituire ogni tipo di documento cartaceo con il documento in versione digitale (file), ad esempio:
    • scansionare/fotografare i documenti ricevuti dai clienti, anziché fotocopiarli
    • predisporre in formato digitale report, presentazioni e ogni altro documento da presentare ai propri interlocutori, eliminando così l’uso di fascicoli cartacei.
  3. Se il documento richiede di essere firmato, utilizzare la firma digitale.
  4. Condividere i documenti digitali utilizzando l’e-mail o le cartelle in cloud (= spazio in Rete in cui si possono salvare file in modo che siano raggiungibili da tutte le persone autorizzate alla condivisione).
  5. Evadere le pratiche burocratiche utilizzando tutti i canali telematici messi a disposizione dalle pubbliche amministrazioni.

Diventare PZC

Diventare un Professionista Zero Carta (PZC) è una proposta rivolta ai professionisti per avere un punto di riferimento autorevole caratterizzato da serietà e competenza e diventare anche protagonista e motore di comportamenti virtuosi.

Eliminare la carta dal proprio lavoro per diventare sempre più moderni e digitali e trasformare questo stile e attenzione un tratto distintivo nel servizio offerto ai clienti.

Perché diventare PZC?

  1. Fa risparmiare spazio: niente più archivi cartacei e annesso rischio di perdere qualche documento. Optare per archivi digitali diventa un vantaggio tuo e dei tuoi clienti.
  2. Fa guadagnare tempo: cercare file in archivi digitali è molto più facile e veloce piuttosto che cercare documenti tra montagne di pratiche. Limitare gli spostamenti è un bel guadagno di tempo!
  3. Riduce le spese: niente più costo della carta, dei toner, degli spostamenti. Per rendere l’idea, un impiegato di uno studio usa in media più di 10.000 fogli di carta ogni anno: scegliere di diventare PZC favorirebbe un enorme abbattimento di costi.

Riascolta l’esperienza di Riccardo Scardovelli, professionista Zero Carta, raccontata al Brunch Digitale!